Enunciado del Proyecto:
Control de Proyectos Publicitarios
En la agencia de publicidad “Quién Sabe S,A,”, cada nuevo trabajo publicitario que se debe enfrentar, se considera un proyecto, el cual pasa por distintas etapas. El sistema que se plantea debe controlar la marcha de estos proyectos con el propósito de elevar la calidad del funcionamiento de la entidad y de la información acerca del estado del proyecto de cada cliente.
A continuación se presenta la descripción de procesos que se realizan para la realización de proyectos publicitarios, en el orden regular en que van sucediendo.
Definición de requerimientos.- El proceso se inicia cuando el cliente, previo cierre de plan de campaña, se pone en contacto con su ejecutivo de cuenta para indicarle sus requerimientos publicitarios sobre un nuevo proyecto. Con la información recibida y nuevos aportes del cliente, el ejecutivo de cuenta prepara el brief del cliente (documento que especifica los requerimientos del cliente).
Orden de trabajo a Creativos.- A continuación el ejecutivo de cuenta desarrolla un brief creativo (documento que especifica las características del material creativo, de acuerdo a los requerimientos del cliente), en el cual detalla las tareas creativas específicas que se requieren para llevar a cabo la solicitud del cliente. Asimismo, si se trata de un proyecto nuevo, genera una orden de trabajo (documento en el cual solicita la realización de un trabajo a otro departamento); y si en su defecto, se trata de un proyecto en ejecución, genera una orden de corrección (documento en el cual se solicita la realización de correcciones sobre un trabajo en proceso).
En ambos casos, se entrega el documento de la orden -adjuntando el brief creativo- al coordinador para que registre el estado del trabajo. Éste a su vez se lo hace llegar al director creativo.
Asignación de tareas.- El director creativo recibe la orden, revisa el brief creativo; y según el tipo de trabajo creativo que se requiera, la planificación de los otros trabajos y la disponibilidad de los creativos elige a los integrantes del equipo creativo para el trabajo. Esta consideración es importante, porque uno de los criterios de selección de responsables para un trabajo creativo está precisamente en las habilidades de cada artista. La idea es aprovechar al máximo las cualidades particulares de cada uno. Luego, entrega la orden de trabajo y el brief creativo al equipo asignado; y coordina una reunión entre él y el ejecutivo de cuenta responsable.
En esta reunión se discute sobre el brief creativo, hasta que todos los conceptos queden totalmente claros. También se establece la fecha de entrega.
Creación del concepto del mensaje publicitario.- El equipo creativo lleva a cabo el primer paso del proceso creativo, la concepción de “la idea”. Este paso generalmente dura varios días. Cuando internamente se eligió una de las ideas –a veces dos o tres-, los creativos coordinan una reunión con el ejecutivo de cuenta para presentársela(s). En esta reunión el equipo creativo “vende su idea” y en caso de ser aprobada por el ejecutivo pasa a la siguiente etapa; caso contrario el equipo creativo debe buscar una nueva visualización del producto.
Con la idea aprobada, el equipo creativo comienza su primera creación. En esta etapa es donde realiza los bocetos, storyboards, maquetas en miniatura, etc.; es decir, todo el material de arte no final que permitirá al cliente tener una idea más clara de lo que se va a desarrollar en el proyecto.
Una vez terminado el arte no final, el equipo creativo se lo entrega al coordinador quien registra el estado actual del trabajo y se lo hace llegar, a su vez, al ejecutivo de cuenta. Éste lo revisa y en caso de aprobarlo, coordina una reunión con el cliente para presentarle la idea. Caso contrario, le comunica al equipo creativo que se tienen que hacer algunos cambios antes de presentarla al cliente.
En esta reunión están presentes el ejecutivo de cuenta, el equipo creativo y el cliente. En ella los profesionales de la agencia “venden” su idea al cliente, en busca de la aprobación total.
En este punto, el proceso puede entrar en un ciclo de varias iteraciones, pues sucede que si el cliente solicita cambios a la idea o al boceto, se debe volver a una nueva etapa -esta vez elaborando una orden de corrección- y continuar el flujo de procesos hasta que se reciba el visto bueno final por parte del cliente.
Como resultado de cada una de las reuniones de este tipo, el ejecutivo de cuenta crea un contact report (documento que resume los puntos más importantes de la reunión).
Diseño del mensaje publicitario.- Con la aprobación del cliente, el equipo creativo comienza el diseño del material publicitario.
Una vez terminado el diseño, el equipo creativo se lo presenta al ejecutivo de cuentas y éste a su vez, al cliente para las aprobaciones del caso. De lograr la aprobación total se procede al siguiente paso, en caso contrario se realizan los cambios solicitados para nuevamente solicitar la aprobación.
Etapa de Preproducción.- Luego de conseguir la aprobación del cliente, el ejecutivo de cuenta desarrolla una orden de producción, que la entrega al coordinador. Éste registra el estado del trabajo y entrega dicha orden al productor.
El productor coordina una reunión de preproducción, en la que participan el ejecutivo de cuenta, el equipo creativo y el productor. Basándose en los requerimientos para la producción del material publicitario discutidos en esta reunión; el productor se contacta con proveedores externos y solicita los presupuestos del caso.
Posteriormente, el productor presenta los presupuestos al ejecutivo de cuenta, quien los evalúa, y en caso de exceder el presupuesto del cliente, los desaprueba; por lo cual el productor deberá negociar los precios o conseguir nuevos proveedores hasta lograr que el ejecutivo de cuenta apruebe uno de ellos.
Etapa de Producción.- Luego de la aprobación de presupuestos, el productor inicia el proceso de producción solicitando al equipo creativo la ficha técnica del arte (documento en el cual se especifican las características técnicas necesarias para producir un diseño); éste lo realiza y se lo entrega. Entonces el productor genera una orden de trabajo para arte final, y se la entrega al coordinador para que registre el estado del proyecto. Éste a su vez, se lo entrega al arte finalista.
El trabajo del arte finalista varía dependiendo del tipo de material publicitario que se esté trabajando, pero básicamente el desarrollo del arte final consiste en verificar que el diseño del anuncio cumpla con las medidas que requieren los medios, lleve los colores adecuados, etc.
Una vez terminado el arte final se graba en un zip o cdrom y se entrega al productor, quien lo revisa y de estar todo conforme, se lo envía a la empresa de preprensa.
Etapa de Producción de preprensa.- En la empresa de preprensa, al archivo con el arte final se le da un tratamiento de preparación para la impresión. Éste trabajo es supervisado por el equipo creativo y el productor. Una vez terminada esta etapa, el arte es enviado a la imprenta.
En algunos casos se contrata a empresas que realizan tanto la preprensa como la impresión.
Etapa de Impresión.- La imprenta realiza la impresión del original, y luego de todas las copias solicitadas del material. Luego las empaca y distribuye a la agencia, a los medios o a una empresa de courier, según sea el caso, para que lleguen al segmento seleccionado de consumidores.
Este trabajo es realizado también bajo la supervisión del productor.
Publicación o Entrega.- Esta es la última etapa del proceso de desarrollo de un proyecto publicitario. Aquí los medios se encargan de publicar el anuncio preparado, o las empresas de courier se encargan de entregar los correos y/o empaques de marketing directo.
En ambos casos, el ejecutivo de cuenta se encarga de verificar que este trabajo se realizó correctamente.
Es necesario que el sistema garantice el registro de seguimiento de todas las etapas por las que pasa un proyecto, u orden de trabajo (o de corrección), se conozca operativamente en qué situación se encuentra, el tiempo consumido en cada una de ellas y la fecha prevista en que debe concluir. Se necesita saber qué especialista está trabajando (o ha trabajado) en cada equipo y además se necesita tener el control de las versiones de cada trabajo, la fecha en que se aprobó en cada reunión o si se rechazó y el motivo. Es necesario que los clientes tengan posibilidades de acceso a la información de estado de sus proyectos y poder ver la última versión del trabajo. Debe existir un conjunto de reportes informativos para los diferentes actores del sistema.
(En este caso, es necesario que el equipo de proyecto de la asignatura enriquezca este caso con el universo de datos que sean necesarios para satisfacer las expectativas que se persiguen con el sistema de control).
Objetivo del Proyecto:
Controla el avance de los trabajos publicitarios de la empresa “Quién Sabe S,A,”, para poder elevar la calidad de los resultados y de la información de cada proyecto en las diferentes etapas de su producción. Además, este proyecto permitirá obtener información con respecto a cada trabajador y su estado actual, para que de esta manera aprovechar al máximo la disponibilidad y habilidades de cada uno de ellos. Por otro lado, se permitirá un mejor manejo de la información con respecto a los proyecto. Es claro que el usuario tendrá acceso total a la información de su proyecto. De esta manera, varios de los procesos que resultaban tediosos trabajarlos manualmente, podrán trabajarse de manera más sencilla en un entorno más confiable y organizado, permitiendo un mejor uso de los recursos de los cuales dispone la empresa.
Características del Sistema:
Guarda efectivamente los datos de los procesos de cada proyecto que se desarrolla, y así organiza la información necesaria de estos proyectos, como por ejemplo el estado en el que se encuentran, tiempo consumido de cada una, relación de trabajadores que los realizan, fecha de entrega.
Guarda información sobre los brief de los clientes (documentos que especifica los requerimientos del cliente), los brief creativos (documentos que especifica las características del material creativo, de acuerdo a los requerimientos del cliente), ordenes de trabajo (documento en el cual solicita la realización de un trabajo a otro departamento), orden de corrección (documento en el cual se solicita la realización de correcciones sobre un trabajo en proceso), report contact (documentos que resumen los puntos más importantes de las reuniones que se llevan a cabo cuando el proyecto está en la fase de creación del concepto del mensaje publicitario), la ficha técnica del arte (documento en el cual se especifican las características técnicas necesarias para producir un diseño)
Guarda la información necesaria de todas las reuniones que se llevan a cabo durante todo el proceso de producción de los proyectos.
Archiva información necesaria de los trabajadores, para que así se designen responsabilidades a las personas que estén disponibles y que sus características sean las indicadas, para optimizar el uso de los recursos que maneja la empresa.
Los clientes tendrán posibilidades de acceso a la información de estado de sus proyectos y poder ver la última versión del trabajo.
Lista de Requerimientos por integrantes
Miguel Acevedo Mórtola:
- Registro de las empresas externas:
Las empresas externas -tales como proveedores, de publicación, etc- deben ser consideradas en todo el proceso.
- Registro de fechas de compra y facturas:
Se debe conocer el día que se realizo una compra, así como tener acceso a la información de la compra.
Cristhian Hilario López:
- Un cliente solo tiene acceso a sus proyectos:
Un cliente debe ser capaz de ver solo su(s) proyectos, tanto en desarrollo como finalizado.
- Un proyecto, un trabajador:
Un proyecto debe ser visto por el mismo trabajador -ejecutivo de cuentas, coordinador, director creativo, etc- a lo largo del proceso.
Julio Escobar Catacora:
- Proyecto cancelable:
Un proyecto puede ser cancelado. Sin embargo, se debe registrar el motivo por el cual fue cancelado.
- DNI:
Tanto los trabajadores como los clientes deben tener registrados sus números de DNI.
Alvaro Romero Aguilar:
- Proveedores:
Se debe tener registrado los datos del los proveedores tales como: Nro. RUC, dirección, teléfono, etc.
- Agencia Publicitaria:
Un ejecutivo de cuentas debe tener contactos con diversas agencias de publicación, medios de comunicación y/o agencias de Courier. Además, debe tener registrados sus datos, tales como: Nro. RUC, dirección, teléfono, etc.
Luis López Huancas:
- Impresión:
Se debe tener registrado la fecha de la(s) impresiones de un material publicitario.
- Seguro:
Todos los trabajadores de la empresa “Quien Sabe S.A.” cuentan con un seguro, y este debe estar registrado.
Diccionario de Datos:
Column Name | Column Comment |
#_DNI_CLIENTE | Almacena el numero de DNI del cliente |
#_DNI_TRABAJADOR | Almacena el numero de DNI del trabajador |
#_SEGURO | Almacena el numero de seguro del trabajador |
$_MENOR_COSTO | Almacena el menor costo de un insumo |
$_PRECIO | Almacena el precio del insumo por proveedor |
C_AGENCIA | Almacena el código identificador de una agencia de publicación, de Courier o de algún medio de comunicación. |
C_ART_FIN | Almacena el código del arte finalista |
C_CLAVE | Clave secreta que permite al usuario ser el único cliente capaz de ver sus proyectos |
C_CLIENTE | Almacena el identificador de un cliente |
C_COORDINADOR | Almacena el código del coordinador |
C_CREATIVO | Almacena el código del creativo |
C_DIR_CREA | Almacena el código del director creativo |
C_DOCUMENTO | Almacena el código identificador de un documento |
C_EJECUTIVO | Almacena el código del ejecutivo de cuentas |
C_EQUIPO | Almacena el identificador del equipo |
C_ETAPA | Almacena el identificador de una etapa |
C_ETAPA_ACTUAL | Almacena el código de la etapa actual del proyecto |
C_IMPRESORA | Almacena el código identificador de una impresora |
C_INSUMO | Almacena el identificador de un insumo |
C_MAT_PUB | Almacena el identificador de un material publicitario |
C_PRODUCTOR | Almacena el código del productor |
C_PROVEEDOR | Almacena el identificador de un proveedor |
C_PROYECTO | Almacena el identificador de un proyecto |
C_REQUERIMIENTO | Almacena el identificador de un requerimiento |
C_REUNION | Almacena el identificador de una reunión |
C_TIPO | Almacena el identificador de un tipo de material publicitario |
C_TRABAJADOR | Código del trabajador, este surge como clave de las entidades que identifican a los trabajadores de la empresa |
C_TRABAJO_CREATIVO | Almacena el identificador de un trabajo creativo |
D_COMPRA | Fecha en la que se realiza la compra |
D_FECHA | Almacena la fecha en la que se llevo a cabo dicha reunión |
D_FECHA_ENTREGA | Almacena la fecha prevista para la culminación del proyecto |
D_FINAL | Almacena la fecha de termino de la etapa |
D_IMPRESION | Fecha de la impresión |
D_INICIO | Almacena la fecha de inicio |
D_PUBLICACION | Almacena la fecha de la publicación |
F_APROBADO | Si el documento fue aprobado |
F_CANCELADO | Indica si el proyecto ha sido cancelado |
Column Name | Column Comment |
F_OCUPADO | Indica si el trabajador se encuentra en este momento ocupado |
N_CLIENTE | Almacena el nombre del cliente |
N_COLOR | Almacena los colores de un tipo de material publicitario |
N_ETAPA | Almacena el nombre de la etapa |
N_MEDIDAS | Almacena las medidas de un tipo de material publicitario |
N_TRABAJADOR | Almacena el nombre del trabajador |
Q_COPIAS | Almacena la cantidad de copias que se sacaron de un material publicitario |
Q_DURACION | Duración de la etapa |
Q_INSUMO | Almacena la cantidad de insumo a comprar |
Q_UMC | UNIDAD MINIMO DE COMPRA: Define cual es la unidad minima de compra de cada insumo por proveedor |
T_DESCRIPCION | Descripción del documento |
T_DESCRIPCION_AG | Descripción acerca de la agencia publicitaria |
T_DESCRIPCION_PROV | Descripción del proveedor |
T_FACTURA | Almacena los datos de la factura emitida durante la compra del insumo |
T_INSUMO | Almacena una breve descripción del insumo |
T_MOTIVO | El motivo de no haber aprobado |
T_REQUERIMIENTO | Almacena una breve descripción por requerimiento |
Diagrama de dependencia Funcional
Claves Primarias
C_AGENCIA C_ART_FIN C_CLAVE C_CLIENTE C_COORDINADOR C_CREATIVO 
C_DIR_CREA C_DOCUMENTO C_EJECUTIVO C_EQUIPO C_ETAPA C_ETAPA_ACTUAL
C_IMPRESORA C_INSUMO C_MAT_PUB C_PRODUCTOR C_PROVEEDORC_PROYECTO C_REQUERIMIENTO C_REUNION C_TIPO C_TRABAJADOR C_TRABAJO_CREATIVO
DMV:
TRABAJADOR X REUNION (C_TRABAJADOR, C_REUNION)
PROYECTO ETAPA (C_PROYECTO, C_ETAPA)
REQUERIMIENTO X PROYECTO (C_PROYECTO, C_REQUERIMIENTO)
IMPRESIÓN (C_MAT_PUB, C_IMPRESORA)
PUBLICACION (C_MAT_PUB, C_AGENCIA)
CUADRO COMP (C_INSUMO, C_MAT_PUB, C_PROVEEDOR)
TRABAJADOR EQUIPO CREATIVO (C_EQUIPO, C_CREATIVO)
PROVEEDOR_INSUMO (C_INSUMO, C_PROVEEDOR)
DFC:
TRABAJADOR (C_TRABAJADOR, #_DNI_TRABAJADOR, N_TRABAJADOR, F_OCUPADO)
CLIENTE (C_CLIENTE, #_DNI_CLIENTE, N_CLIENTE, C_EJECUTIVO, C_CLAVE)
DOCUMENTO (C_DOCUMENTO, T_DESCRIPCION, F_APROBADO, T_MOTIVO, C_PROYECTO, C_ETAPA)
COORDINADOR (C_COORDINADOR)
EJECUTIVO DE CUENTAS (C_EJECUTIVO)
DIRECTOR CREATIVO (C_DIR_CREA)
PRODUCTOR (C_PRODUCTOR)
ARTE FINAL (C_ART_FIN)
CREATIVO (C_CREATIVO)
EQUIPO CREATIVO (C_EQUIPO, C_TRABAJO_CREATIVO)
TRABAJO CREATIVO (C_TRABAJO_CREATIVO, C_PROYECTO)
ETAPA (C_ETAPA, N_ETAPA)
REQUERIMIENTO (C_REQUERIMIENTO, T_REQUERIMIENTO)
REUNION (C_REUNION, C_DOCUMENTO, D_FECHA)
IMPRESORA (C_IMPRESORA, C_PRODUCTOR)
TIPO DE MATERIAL DE PUBLICACION (C_TIPO, N_COLOR, N_MEDIDAS)
INSUMO (C_INSUMO, T_INSUMO)
MATERIAL PUBLICITARIO (C_MAT_PUB, C_TRABAJO_CREATIVO, C_TIPO, C_ART_FIN, C_PRODUCTOR)
AGENCIA PUBLICACION (C_AGENCIA, C_EJECUTIVO)
DMV
No tiene.
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